ProRail en NS reizigers zijn dé sleutelorganisaties in de Nederlandse spoorsector. ProRail is verantwoordelijk voor het onderhoud en de ontwikkeling van de infrastructuur én voor een eerlijke verdeling van de beschikbare capaciteit. NS is de grootste reizigersvervoerder van Nederland en werkt hard aan een optimale planning van het reizigersvervoer. Beide bedrijven werken nauw samen in een dynamisch speelveld waar meerdere vervoerders meedingen naar capaciteitsrechten en waarin veel afstemming vereist is.

Opdracht
Ter ondersteuning van een gelijk ´level playing field´ en van een optimale planning, bouwen en implementeren ProRail en NS een nieuw planningssysteem voor de Nederlandse Spoorsector. Met dit systeem wordt vormgegeven aan de wettelijke taak van ProRail als verdeler van spoorcapaciteit. Daarnaast bevat het systeem een serie aan procesoptimalisaties waardoor het plannen binnen NS minder arbeidsintensief wordt. Yellowtail is gevraagd een belangrijke rol te vervullen bij de implementatie van het  systeem in de beide organisaties. Yellowtail heeft de opdracht de business implementatie te ondersteunen door het leveren van projectmanagement en business analyse vaardigheden.

Aanpak
In de complexe, historisch gegroeide spoorwereld bleek er sterke behoefte te zijn aan overzicht van verantwoordelijkheden en samenhang in de planningsketen. Het ontbrak vaak aan inzicht ´over de muur´ van de eigen organisatie en aan samenhang in de bestaande documentatie. Yellowtail heeft voorgesteld om dit op te lossen door het opzetten van een set aan gestructureerde, gelaagde business documentatie. Hiervoor is een procesarchitectuur opgezet volgens Business Process Management (BPM) principes, welke is gepresenteerd op een voor de hele spoorwereld toegankelijk platform. Vanuit het kader van dit platform bouwt Yellowtail nog steeds verder door het analyseren van proces en organisatie en het begeleiden van besluitvormingsprocessen.

Fresh Ideas
In deze klantsituatie was er geen bestaand BPM platform voorhanden en voor investeringen in kostbare modelleersystemen voor een proceshiërarchie was geen budget. Yellowtail heeft toen voorgesteld om een WIKI platform in te zetten, om met weinig kosten toch een breed toegankelijk en eenvoudig onderhoudbaar business documentatie platform te creëren. Door de WIKI zodanig in te richten en slim gebruik te maken van de functionaliteit is een uitstekend werkbaar BPM platform gecreëerd, mét de belangrijkste functies, maar tegen een fractie van de kosten van een gangbaar systeem.

Proven result
Yellowtail heeft voor ProRail en NSR de volgende concrete resultaten kunnen realiseren:

• In productie name van het planningssysteem voor twee planningsfasen;
• Operationeel BPM platform gebaseerd op WIKI technologie;
• Overeenstemming bij al het betrokken management over de verantwoordelijkheidsverdeling in de keten;
• Processen en verantwoordelijkheden op alle niveaus duidelijk én hiërarchisch vastgelegd.

Hiermee heeft de inzet van Yellowtail de´haarlemmerolie´ of misschien wel het ´breekijzer´ geleverd waarmee business afstemming en belangrijker business acceptatie is gerealiseerd.

Meer weten?
Neem dan contact op met Maarten Boddeüs via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.