Woningcorporatie Portaal in Leiden wilde haar volledige huurderbestand eenmalig vergelijken met de GBA (Gemeentelijke Basisadministratie) van de Gemeente Leiden. Weliswaar heeft Portaal een GBA raadpleegfunctie bij de gemeente Leiden,  maar men had het vermoeden dat de kwaliteit van de administratieve gegevens voor verbetering vatbaar was.

Wanneer de basisgegevens niet op orde zijn heeft dit rechtstreeks invloed op  de rechtmatigheid van de woonruimteverdeling en efficiency van de werkzaamheden . Bovendien was er mogelijk sprake van niet gerealiseerde inkomsten. Yellowtail organiseerde de samenwerking met de gemeente en in december 2010 werd het geautomatiseerde gegevensonderzoek uitgevoerd.

Een half jaar nadien blijkt dat Portaal structureel geld verdient met de uitkomsten van het onderzoek.

Raadpleegfunctie
Portaal heeft sinds 2001 een GBA-raadpleegfunctie bij de gemeente Leiden. Met deze raadpleegfunctie kunnen medewerkers gegevens van klanten in de GBA opzoeken en in de Portaaladministratie overnemen.

Karin van Duivenbooden is als medewerker klantbeheer bij Portaal Leiden vanaf het begin betrokken bij het onderzoek.  “Sinds deze inzage werd gerealiseerd, is ons totale bestand van 7400 huurders nooit geheel gematcht met de GBA omdat dit niet mogelijk is met alleen een GBA-raadpleegfunctie. Tevens zijn er maar beperkte gegevens zichtbaar in de raadpleegfunctie. Omdat het niet mogelijk is spontane meldingen van wijzigingen in klantgegevens te ontvangen, vermoedden we dat er nogal wat afwijkingen zouden zijn. Een onderzoek was inmiddels op zijn plaats.”

Yellowtail heeft -binnen de geldende juridische kaders- het onderzoek voorbereid en  vervolgens een bijeenkomst van een dagdeel bij en met de afdeling  Burgerzaken van de gemeente georganiseerd. Met speciale software waren de verschillen tussen de registratie van Portaal en de GBA direct in bulk inzichtelijk.

Lef
“Best spannend om alle 7400 huurdersgegevens te onderzoeken. Het vereist wel lef om dit onderzoek uit te voeren omdat afwijkingen toch aangeven dat we onze zaken niet op orde hebben. Zonder daadkrachtig management was ons dit niet gelukt.”

“We vermoedden dat er afwijkingen zouden zijn. Uiteindelijk was er circa 10% uitval, waarvan het grootste deel veroorzaakt door bijvoorbeeld tikfouten of net anders geschreven namen.  We waren wel lichtelijk verbaasd over het feit dat 52 huurders overleden waren en 15 geëmigreerd. Het probleem is dat we bij deze gebeurtenissen geen signalen vanuit de GBA ontvangen en blijkbaar melden de achtergebleven huurders/partners dit ook niet bij ons. Zolang de huur wordt betaald, is er voor ons geen wolkje aan de lucht. Inmiddels hebben we de huurcontracten omgezet naar de (in alle gevallen) achtergebleven partners”

Woonfraude
Onze primaire taak is een correcte woonruimteverdeling, door een juiste weergave van onze basisgegevens, kan woonfraude eerder geconstateerd worden.

Uit het onderzoek is ook gebleken dat er huurders niet bekend waren in de GBA van de gemeente. Voor Portaal waren dit belangrijke signalen omdat dit een indicator is voor woonfraude. In enkele gevallen was het adres zelfs als niet bewoond geregistreerd in de GBA. Meestal stonden andere personen op die adressen ingeschreven.

“Yellowtail heeft dit bij 76 verhuurde adressen geconstateerd.  Hoewel het ook onze bevoegdheid is, worden de signalen onderzocht door de gemeente. Tot nu toe is door de Afdeling Toezicht en Handhaving van de gemeente bij 26 huurwoningen illegale bewoning geconstateerd. Deze woningen zijn nu vrijgekomen en hebben we opnieuw aangeboden aan rechtmatige huurders.” aldus Karin. Dit opnieuw aanbieden betekent ook weer de start van nieuwe verhuisketens wat de doorstroom bevordert en dat heeft ook weer financiële consequenties.

Structurele opbrengsten
Portaal kan de hoogte van de huur van illegaal bewoonde adressen na het vrijkomen op peil brengen met streefhuurwaarden. Dit heeft voor de 26 adressen al een structureel financieel voordeel van ruim € 18.000,- per jaar opgeleverd. Karin: “We gaan uit van een periode van 10 jaar waarin een woning verhuurd wordt. De structurele opbrengsten lopen dus behoorlijk op. Zelfs met de inspanning die we hebben moeten plegen voor het onderzoeken van de uitval – nu rond de 80 uur – is het nog steeds erg rendabel. Bovendien hebben we nog 29 gevallen in onderzoek dus de opbrengsten kunnen nog oplopen.”

Dit is de minimale financiële opbrengst. Immers, de woningen worden opnieuw in het sociale domein verhuurd. Als de woningen in de vrije sector worden verhuurd, zal de opbrengst flink hoger zijn. Incidentele opbrengsten zijn er als de huurwoningen worden verkocht.

Naast de financiële opbrengsten heeft de eenmalige afstemming ook een meer rechtvaardige woonruimteverdeling opgeleverd. Portaal heeft een beter beeld van haar huurders en heeft door de controle meer grip op het huurderbestand. Voor de gemeente heeft de eenmalige vergelijking tot nog toe geen terugmeldingen als resultaat gehad. Dat was het geval geweest als de gegevens van Portaal actueler zouden zijn dan de gegevens de Leidse GBA.

Verbeteren
“We hebben met de gemeente de intentie uitgesproken maandelijks gegevens  van overlijdens en emigraties uit te wisselen. Maar voor onrechtmatige bewoning hebben we nog wel bestandsvergelijkingen nodig. Dit blijft noodzakelijk omdat we wettelijk gezien geen aansluiting op de GBA mogen hebben, waarmee we geautomatiseerd signalen over bewoningsmutaties van onze verhuuradressen zouden kunnen ontvangen.”  Karin is enthousiast: “Wat begon als een eenmalige actie, wordt nu een jaarlijkse terugkerende actie. Waarschijnlijk is de uitval dan geslonken maar ik sluit niet uit dat we dan nieuwe gevallen van onrechtmatige bewoning zullen ontdekken. We willen het uitval percentage terug te brengen naar 4 procent.”

Meer weten?
Neem dan contact op met Martijn Verhoef via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.